Qual a importância do Departamento Pessoal em uma empresa?

recursos humanos - Qual  a importância do Departamento Pessoal em uma empresa?

O departamento pessoal é parte fundamental e integrante da estrutura organizacional de praticamente todas as empresas, mas o qual a importância do Departamento Pessoal em uma empresa?

O DP como é conhecido, é um setor da empresa que realiza tarefas e atividades específicas, na qual cuidam dos assuntos referentes aos funcionários, desde a sua contratação, pagamento de salários, demissões, férias, etc.

team - Qual  a importância do Departamento Pessoal em uma empresa?
Qual a importância do Departamento Pessoal em uma empresa?

Empresas de pequeno porte geralmente não tem o departamento pessoal, pois as tarefas são feitas geralmente pelo contador da empresa.

Nas empresas de grande porte, quase sempre são encontrados e variam de acordo com o tamanho da empresa, são nelas que conseguimos avaliar qual a importância do Departamento Pessoal em uma empresa.

Não confunda Departamento Pessoal com Recursos Humanos.

O Departamento Pessoal é muito confundido com Recursos Humanos, um grande equívoco já que o Departamento Pessoal é mais responsável pela parte burocrática (relativo a legislação Trabalhista e Previdenciária).

Ao passo que Recursos Humanos é o setor que se responsabiliza pela seleção de pessoal, isto é, verificação se as pessoas estão aptas para um determinado cargo da empresa.

Leia também: O que faz um Auxiliar Administrativo?

Faça um curso online para trabalhar no Departamento Pessoal

O site Certificado Curso Online, oferece o curso gratuito. Se você quiser o certificado do curso ao final do curso você pode obter mediante o pagamento de uma pequena taxa.

A área de recrutamento e seleção do Departamento Pessoal da empresa escolhe o candidato cujo Curriculo Vitae e experiência profissional melhor se encaixa para assumir determinada vaga de trabalho na empresa.

Assim feito, o encaminha para entrevista com o chefe do setor que solicitou, o candidato uma vez aprovado na entrevista, recebe autorização que dê seguimento ao processo de contratação.

É solicitado ao candidato a entrega de todos os documentos necessários para que se faça o cadastro do novo funcionário: carteira de identidade, CPF, carteira de trabalho (CTPS), fotografia, comprovante de endereço e telefone residencial, etc.

A parte de cadastramento é um item importante, pois informações que serão utilizadas durante toda a jornada do indivíduo dentro da empresa estarão ali registradas: dados pessoais, documentos, dependentes no Imposto de Renda, benefícios corporativos, salário, turno de trabalho, cargo, entre outros.

Essas informações são cadastradas dentro de um sistema de Folha de Pagamento.

adm - Qual  a importância do Departamento Pessoal em uma empresa?
Qual a importância do Departamento Pessoal em uma empresa?

Feito o cadastro, é impresso o contrato de trabalho contendo todos os dados informados nos documentos e que deve ser assinado pelo recém-contratado, e depois assinar no livro a ficha de registro do empregado.

Depois, é preciso registrar a carteira de trabalho (CTPS) para que tudo esteja conforme a legislação em vigor da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT).

A contratação se torna mais fácil quando um bom sistema é utilizado, de maneira que possa contribuir na otimização dos processos.

Quanto mais automatizado, menores os riscos de erro em informações, erro em cálculos e mais ágil fica a rotina de cálculos trabalhistas.

Atualização cadastral

Os dados cadastrados na contratação do funcionário não devem se tornar obsoletos, sendo recomendável sempre realizar uma atualização cadastral todos os anos com o intuito de manter os registros sempre corretos e atualizados, dentro do sistema de Folha de Pagamento.

Manter sempre as informações cadastrais confiáveis contribuem para a emissão de relatórios e a geração de indicadores, otimizando a gestão de recursos humanos.

Chefe de sistemas - Qual  a importância do Departamento Pessoal em uma empresa?
Qual a importância do Departamento Pessoal em uma empresa?

Gerenciamento de arquivo

O prontuário funcional é um item de grande importância nas organizações. Cada funcionário gera, em média, 50 tipos diferentes de documentos durante sua jornada na organização, e esses documentos devem estar muito bem organizados, pois podem inclusive fazer parte de uma auditoria.

Então dependendo do porte da empresa, fica inviável gerenciar arquivos manuais.

A perda de tempo é grande e, com o passar dos anos, os documentos físicos vão amarelando, rasgando e ficando com aspecto antigo.

A melhor solução para a otimização esse processo de prontuário funcional da área de administração de pessoal é aderir ao relógio de prontuário eletrônico em rede.

banner formulanegocioonline 728x90 4 - Qual  a importância do Departamento Pessoal em uma empresa?

Com todos os documentos digitalizados, esse sistema pode auxiliar no gerenciamento e controle, permitindo, inclusive, avisar quando o funcionário faltar ao trabalho, por exemplo, ou solicitar um atestado de saúde ocupacional de exame periódico.

Nestes casos, você consegue ir atrás do documento antes de uma auditoria.

Por legislação em vigor no Brasil, os documentos físicos devem ser mantidos guardados pela empresa por até 20 anos, e esses documentos se forem manuseados poucas vezes e ficarão mais conservados.

notebook 1850613  340 - Qual  a importância do Departamento Pessoal em uma empresa?
Qual a importância do Departamento Pessoal em uma empresa?

Cálculos Trabalhistas

  • Proventos: Tipos de salários, adicionais, pagamento dos salários, 13º salário, férias.
  • Descontos legais: INSS, IRRF, contribuição sindical, optativos, faltas, prejuízos causados por dolo ou culpa.
  • Benefícios convencionais legais: FGTS, salário maternidade, salário família.
  • Encargos sociais: INSS, IRRF, FGTS.
  • Relatórios anuais: relatório financeiro completo com todas as despesas com folha de pagamento para arquivo na empresa durante 20 anos.
  • Rescisão de contrato de trabalho: cálculo das verbas legais de rescisão do contrato de trabalho.
  • Previdência social: cálculo do salário maternidade, cálculo do salário família, cálculo do auxílio doença, etc

Previdência Social

A área de administração de pessoal é responsável por acompanhar as rotinas de Previdência Social: salário maternidade, salário família, auxílio doença, acidente do trabalho, pensão por morte, aposentadoria e tipos de aposentadorias, reabilitação profissional, etc, dos funcionários da empresa.

Leia também: O que faz um profissional de Administração?

Acompanhamento de férias e contratos

A área de administração de pessoal é responsável por acompanhar os prazos legais a serem cumpridos e ajudar os gestores de cada área a gerenciar (em alguns aspectos, claro) as suas equipes.

A área de administração de pessoal tem também a função de acompanhar o vencimento do período de experiência, para verificar a efetivação ou não dos funcionários recém-contratados.

Deve acompanhar e sinalizar os gestores de outras áreas a respeito do vencimento de contratos de estagiários, funcionários temporários e aqueles com contrato por tempo determinado quando for o caso, fazer o controle e acompanhamento dos períodos de férias dos funcionários, que devem seguir os prazos legais, como não vencer o segundo período de férias.

A assinatura do aviso de férias deve ter pelo menos 30 dias de antecedência do início das férias, dentre outras situações.

Muitos desses controles servem como um lembrete aos gestores, e as decisões são tomadas em conjunto, como, por exemplo, sobre efetivar ou não um recém-contratado.

Assim, a área de administração de pessoal acaba sendo também um parceiro estratégico do negócio, o que com certeza gera muitas vantagens para a empresa.

business 3560916 960 720 - Qual  a importância do Departamento Pessoal em uma empresa?
Qual a importância do Departamento Pessoal em uma empresa?

Folha de pagamento

Dependendo da estrutura organizacional da empresa, o pagamento dos funcionários também é atribuição da área de administração de pessoal.

O cuidado com essa atividade deve ser redobrado, porque é o custo mais alto com pessoas dentro de uma organização.

Antigamente a Folha de Pagamento de funcionários era fechada mensalmente com cálculos trabalhistas feitos manualmente.

Atualmente existem diversos sistemas de folha de pagamento muito eficientes, e o investimento sempre vale a pena quando o retorno é a otimização de processos e redução de erros em cálculos trabalhistas.

Demissão e Desligamento

Depois de uma jornada dentro da organização, chega o momento do desligamento de um funcionário na empresa.

Dentre tantas responsabilidades da administração de pessoal, essa é uma das mais delicadas.

Uma equipe preparada para gerenciar as rescissões de contratos de trabalho de ex-funcionários junto aos gestores é uma equipe que gera sucesso para a organização, e evita conflitos com ex-funcionários no futuro.

Os desligamentos fazem parte de qualquer rotina organizacional e a equipe de administração de pessoal deve ter uma visão analítica.

O gestor deve fazer o papel de comunicar, e a administração de pessoal deve calcular, fazer provisão dos custos, homologar, atentar para cada detalhe a fim de que aquela demissão não retorne como um processo trabalhista.

Finalmente, é sempre indicada uma entrevista de desligamento para que o funcionário dê visibilidade ao Recursos Humanos do que é possível melhorar na empresa, auxiliando também na gestão dos talentos que ficam.

banner formulanegocioonline 728x90 2 - Qual  a importância do Departamento Pessoal em uma empresa?

Gostou deste artigo? Então compartilhe em suas redes sociais e ajude mais pessoas a estarem sempre atualizadas.

Mais Posts

Escreva uma mensagem

1 Step 1
keyboard_arrow_leftPrevious
Nextkeyboard_arrow_right